LAS
REUNIONES
¿COMO
SE MANEJAN ESTOS ESPACIOS Y QUE HACER PARA QUE SEAN MOMENTOS EFECTIVOS PARA LA
ORGANIZACIÓN?
Dentro de cada organización
encontramos que siempre hay un flujo de reuniones que nos permiten discutir
sobre diversos temas importantes para la organización, en cada uno de estos
espacios se intentan tocar temas importantes para un equipo de trabajo logrando
una finalidad determinada. Pero, debemos ser precisos al afirmar que muchos de
estos espacios generan una pérdida de tiempo ya que no cumplen con el objetivo
previamente planteado.
Para iniciar con este ensayo
vamos a hacer una serie de aclaraciones las cuales nos permitirán saber cuál de
las reuniones que realizamos llegan a ser una reunión efectiva. Una reunión
efectiva es aquel especio que permite al equipo o grupo establecer unos
objetivos a cumplir, durante las reuniones se pueden manejar distintos tipos de
papeles que llevara cada uno de los asistentes a la reunión. El papel mas
importante es el del moderador, quien
es aquel que dinamiza el transcurso de la reunión; logrando reunir
participaciones de los integrantes de la reunión y llevar unos tiempos
determinados para cada tema, también se encarga de asignar otro tipo de puestos.
Dentro de este ensayo vamos a
explicar de manera dinámica cada uno de los tipos de reuniones para ponernos
mejor en contexto. De manera breve y desarrollando un concepto personal sobre
la lectura de este tema encontramos los siguientes tipos de reuniones.
Tipos de reuniones:
Planificación y evaluación: En este
tipo de reunión se tratan temas sobre evaluación de resultados, discutir temas
y objetivos que conlleven a planes estratégicos para lograr el cumplimiento de
los objetivos.
Control
de Gestión: En este tipo de reunión suelen tratarse temas
de importancia semanal, mensual o diario y cada uno de los participantes debe
saber en qué momento se van a realizar. Se hace con el fin de revisar
controlar, revisar y monitorear los planes de trabajo.
Información: Como
su nombre lo indica este tipo de reunión tiene como finalidad dar al equipo de
trabajo una información deseada. Ya sea desmentir rumores o dar órdenes a un
equipo de trabajo.
Participación
o negociación: En este caso debemos hacer claridad en que
todos los participantes tienen que realizar interacción para lograr llegar a un
consenso en las decisiones del equipo de trabajo. Su finalidad es llegar a
acuerdos y/o tomar decisiones sobre un tema en específico.
Consultiva: La
finalidad de un tipo de reunión consultiva es diagnosticar un problema, recoger
información. En general conocer los tipos de opiniones sobre determinados
cambios dentro de la empresa.
Pero,
¿Basta esto para tener una reunión efectiva?
Dando respuesta a la pregunta
anterior; NO, no basta tener una claridad sobre el tema ni tener un moderador,
para realizar una reunión efectiva encontramos 3 pasos importantes que vamos a
resumir así:
1. ANTES DE LA REUNION
ü Determinar si es necesario hacer una reunión:
Se debe analizar cuál es el propósito de
la reunión y que tan importante es hacerla. Ya que muchas veces dentro de
nuestras empresas las reuniones son pérdidas de tiempo sin importar muchas
ocupaciones que se tengan. Adicionalmente se debe evaluar que tan oportuna es
nuestra reunión y que disponibilidad o efectos futuros va a tener en nuestro
equipo de trabajo.
ü Seleccionar el tipo de reunión:
Es importante conocer los distintos tipos
de reuniones, de esta manera podremos lograr hacer una adecuada selección del
tipo de reunión. Ya que en cada tipo de reunión se tocan temas distintos (Es
importante ser estrictamente cumplido con los temas y tiempos durante cualquier
tipo de reunión).
ü Preparación de la reunión:
En este punto la preparación de la reunión
es muy importante ya que muchas veces debemos hacer coincidir las agendas de
todos los integrantes. Pero realmente es más que eso ya que debemos buscar el
espacio específico, confirmar la asistencia de los integrantes y hacer cumplir
cada uno de los tiempos.
2. DURANTE LA REUNION
ü Inicio:
Durante el inicio de la reunión es
recomendable tener una cercanía informal con los integrantes para distencionar
el ambiente. Adicional es importante tener todo perfectamente listo. Temas
tales como la puntualidad y el conocimiento del tema son muy importantes,
adicionalmente en este punto se establecen las normas que se llevaran durante
toda la reunión.
ü Conducción/ Durante:
Es importante que cada reunión quede con
un debido registro, en ese caso se puede llevar un acta con los acuerdos que se
han hecho e incluso con la agenda del día de la reunión. Adicionalmente se debe
fomentar la participación de los integrantes y dar espacio para preguntas o
dudas de los presentes. También se debe llevar un cumplimiento de los tiempos
de la reunión y si dura más de dos horas es recomendable hacer espacios de
pausa para poder tomar un break.
ü Finalización / Cierre :
Es
importante para hacer la finalización de la reunión hacer una recapitulación,
solicitar a un participante el resumen de los acuerdos alcanzados y los puntos
que se han tocado. Adicionalmente también es pertinente hacer un manejo de ánimo
de los participantes. Recoger la opinión de los participantes y finalmente
cerrar la reunión agradeciendo al equipo de asistentes.
3. DESPUES DE LA REUNION
ü Envió de Acta: Después
de la reunión es importante enviar a cada uno de los participantes el acta que
recoge lo más importante de la reunión. Antes de enviarla es pertinente
revisarla con todos los participantes y así mismo validarla. La función de esta
acta será recordar a los participantes los acuerdos alcanzados y las
responsabilidades asignadas a cada uno.
ü Evaluación de la reunión: Esta
actividad es realizada por la persona a cargo de la reunión su finalidad es
reconocer dentro de los participantes la eficiencia y eficacia que tuvo la reunión,
es importante hacer una evaluación que determine si se concretaron los puntos a
tocar y si se llegaron a los objetivos pensados al inicio de la misma.
ü Monitoreo de cumplimiento de acuerdos: Esta
etapa no hace parte como tal de la reunión pero garantiza en un mayor porcentaje
el cumplimiento de los acuerdos. Por la anterior razón es importante
calendarizar las revisiones y estar al tanto de los avances que logren los
integrantes del equipo de trabajo.
LA
CLAVE…
Es clave no caer en
tentaciones como el teléfono celular o distracciones entre los participantes de
esta manera se logra un flujo adecuado de información y se integran los
participantes de una manera total con el equipo de trabajo.
